En la década de 1990, algunos juegos de computadora tenían una «tecla de jefe» que permitía al personal abrir una hoja de cálculo de Excel si necesitaban parecer que estaban trabajando.
Ahora, los jefes podrían desaprobar a un trabajador al que pillen trabajando en una hoja de cálculo. Excel, propiedad de Microsoft, tiene 40 años. Algunos líderes tecnológicos lo consideran, en el mejor de los casos, un obstáculo para flujos de trabajo digitales y de IA más fluidos; en el peor, un accidente a punto de ocurrir.
Excel es, sin duda, omnipresente en el mundo empresarial. Según un estudio de Acuity Training , dos tercios de los oficinistas lo utilizan al menos una vez cada hora.
La persistencia de Excel se debe en parte a la forma en que permanece integrado en la educación tecnológica, junto con Word y PowerPoint, dice Tom Wilkie, director de tecnología de la empresa de visualización de datos Grafana.
«Excel es una herramienta realmente buena. Si quieres ver un conjunto pequeño de datos, probar una idea o crear un gráfico rápido para una presentación, no hay nada mejor para un análisis rápido y sencillo», afirma.
El problema es que las personas y las empresas no logran distinguir entre el procesamiento de datos y el análisis y visualización de datos, afirma el profesor Mark Whitehorn, profesor emérito de análisis en la Universidad de Dundee.
«Hay todos estos pequeños departamentos donde los datos entran, entran en una hoja de cálculo, se procesan a través de macros y se envían al otro extremo», dice Whitehorn.
Una macro puede considerarse un atajo. Automatiza una serie de pasos dentro de la hoja de cálculo, de modo que esas instrucciones se puedan ejecutar con un solo clic; por ejemplo, dar formato a los datos con un estilo específico o realizar cálculos.
Las hojas de cálculo suelen estar mal documentadas y mantenidas, continúa Whitehorn, «y el tipo que escribió las macros se ha ido y la gente del departamento no sabe cómo ejecutarlas».
En términos prácticos, afirma, significa que los datos dentro de una organización no están controlados centralmente. Esto dificulta la seguridad y la transferencia de datos dentro de la organización, así como su extracción para un análisis más amplio y para impulsar la IA.
Esto puede dar lugar a que operaciones de importancia crítica dependan de hojas de cálculo frágiles.
El año pasado, se supo que Health New Zealand utilizaba una hoja de cálculo de Excel como su «archivo de datos principal» para gestionar y analizar su desempeño financiero.
Esto dificultó la recopilación y consolidación de datos, generó discrepancias y errores y dificultó la obtención de una visión general en tiempo real.
En el Reino Unido, el proceso de reclutamiento de anestesistas se sumió en el caos en 2023 por una confusión con una hoja de cálculo, mientras que el escándalo de los datos afganos fue resultado de compartir una hoja de cálculo de Excel.
Teradata
Kate CordenNo solo las grandes organizaciones pueden beneficiarse de replantearse su dependencia de Excel. Kate Corden dirige Hackney Bike Fit, un negocio de ajuste de bicicletas, lo que implica gestionar dos flujos de datos: información personal del cliente, como altura, peso y flexibilidad, e información sobre las bicicletas.
Es una experta en Excel, tras su experiencia como gerente de desarrollo de negocios en el mundo corporativo. Pero, afirma, «Es muy fácil perder datos. Es fácil que se alteren».
Corden se cambió a LinkSpace, originalmente diseñado como una herramienta de gestión de casos, que se puede adaptar a flujos de trabajo complejos. «Se trata simplemente de tener un sistema completo de gestión de datos donde lo tienes todo, en lugar de tener múltiples hojas de Excel, lo cual me va a ayudar mucho a medida que crezca».
Y los beneficios potenciales de abandonar Excel pueden extenderse más allá de una gestión más sencilla de los datos.
Julian Tanner, ejecutivo de relaciones públicas en Londres, también es tesorero de una organización benéfica local. Cambió las cuentas de la organización de Excel a un programa de contabilidad en línea que extrae información de las facturas.
La inteligencia artificial incorporada del paquete significa que puede producir informes personalizados con solo tocar un botón.
También les permitió prescindir de los servicios de un contable, ahorrando más de 6000 libras al año. «Era un gasto considerable para una organización benéfica», dice Tanner, «algo que siempre se intenta evitar».
Para las empresas más grandes, los beneficios incluyen flujos de trabajo más fluidos y datos agregados y estandarizados que pueden incorporarse a sistemas de inteligencia artificial o aprendizaje automático.
Además de una integración de datos más fluida y ciclos de planificación más rápidos, Wali espera ahorrar 42 millones de dólares canadienses (30 millones de dólares; 23 millones de libras) al año al eliminar la desalineación del capital. Otros equipos de Telus están considerando seguir su ejemplo.
Pero eso significa que los usuarios estén dispuestos a renunciar a parte del control, o al menos a la ilusión de control.
«La gente dirá: ‘Bueno, estoy usando mis datos y haciendo esto'», explica Whitehorn. Pero, «no son tus datos, son los de la empresa».
Eliminar Excel por completo podría ser poco realista. Por lo tanto, Whitehorn sugiere que la tecla principal podría tener que rediseñarse en el futuro para ocultar el uso de hojas de cálculo.